آموزش تنظیمات مالی و راهنمای جامع تنظیمات مالی سازمان در اورس سیستم
آموزش تنظیمات مالی سازمان در اورس سیستم که یکی از مهمترین بخشهایی است که قبل از شروع هر عملیات مالی باید بهدرستی انجام شود. اگر این تنظیمات را بهترتیب و دقیق انجام ندهید، در ادامه هنگام ثبت اسناد، مدیریت مبالغ، تعیین نرخ ارز یا حتی شناسایی سال مالی جاری دچار خطا و ابهام میشوید.
این راهنما بهصورت ساده، روان و کاملاً قدمبهقدم نوشته شده است تا اگر برای اولین بار وارد این بخش میشوید، دقیقاً بدانید از کجا باید شروع کنید، هر قسمت چه کاربردی دارد و ترتیب درست انجام تنظیمات چیست.
در این آموزش، صفحه «تنظیمات مالی سازمان» در اورس سیستم را بررسی میکنیم؛ از ورود به داشبورد مالی و انتخاب کانتکست سازمانی گرفته تا ساخت تقویم مالی، تعریف سال مالی، تعیین ارز پایه، ثبت نرخهای سازمان و شناخت تفاوت آن با نرخهای سیستم.
تنظیمات مالی سازمان در اورس سیستم چیست؟
صفحه «تنظیمات مالی سازمان» در اورس سیستم، مرکز مدیریت تنظیمات پایه مالی برای هر سازمان است. این صفحه به شما کمک میکند وضعیت مالی پایه سازمان خود را مشخص کنید و پیشنیازهای لازم برای عملیات مالی روزمره را آمادهسازی کنید.
در این صفحه معمولاً بخشهای زیر را میبینید:
- سال مالی فعال
- آمار کلی
- تقویمهای مالی
- ارزها
- نرخهای سیستم
- نرخهای سازمان
- مدیریت حسابها
هرکدام از این بخشها نقش مشخصی دارند، اما مهمتر از خود بخشها، ترتیب استفاده از آنهاست. در عمل، شما باید ابتدا تقویم مالی را بسازید، سپس سال مالی را تعریف کنید، بعد ارز پایه را مشخص کنید و در صورت نیاز نرخهای سازمان را ثبت و تأیید کنید.
قبل از شروع آموزش تنظیمات مالی : ورود به سیستم و انتخاب کانتکست سازمانی
قبل شروع آموزش تنظیمات مالی باید وارد اورس سیستم شوید. برای این کار وارد نشانی owras-system.ir شوید.
اگر قبلاً حساب کاربری دارید، با رمز عبور وارد شوید. اگر کاربر جدید هستید یا رمز عبور خود را فراموش کردهاید، میتوانید با کد پیامکی وارد شوید.
بعد از ورود، باید کانتکست سازمانی خود را انتخاب کنید. این انتخاب معمولاً بهصورت سلسلهمراتبی انجام میشود:
- سازمان
- شرکت
- شعبه
- واحد
هر سطح پس از انتخاب سطح قبلی فعال میشود. به زبان ساده، ابتدا سازمان را انتخاب میکنید، بعد اگر سازمان شما چند شرکت داشته باشد، شرکت را تعیین میکنید، بعد شعبه و در نهایت واحد سازمانی.
این مرحله بسیار مهم است، چون تمام تنظیماتی که در ادامه انجام میدهید بر اساس همین کانتکست ذخیره میشود. اگر کانتکست اشتباه باشد، تنظیمات شما روی بخش دیگری از ساختار سازمانی اعمال میشود.
دو مسیر برای دسترسی به تنظیمات مالی سازمان
بسته به اینکه سازمان شما ماژول کامل مالی و حسابداری را تهیه کرده باشد یا نه، دو مسیر اصلی برای رسیدن به صفحه تنظیمات مالی وجود دارد.
مسیر اول: از طریق ماژول مالی و حسابداری
اگر ماژول مالی و حسابداری برای سازمان شما فعال است، این مسیر را دنبال کنید:
- وارد سیستم شوید.
- کانتکست سازمانی را انتخاب کنید.
- از نوار بالا وارد بخش «ماژولها» شوید.
- ماژول «مالی و حسابداری» یا
Accountingرا انتخاب کنید. - با توجه به زبان رابط کاربری، سایدبار فارسی در سمت راست یا سایدبار انگلیسی در سمت چپ نمایش داده میشود.
- از سایدبار وارد «تنظیمات سازمانی» شوید.
- روی «تنظیمات» کلیک کنید.
اکنون وارد صفحه «تنظیمات مالی سازمان» شدهاید.
مسیر دوم: بدون خرید ماژول کامل حسابداری
اگر ماژول کامل حسابداری را تهیه نکردهاید، همچنان میتوانید به تنظیمات مالی پایه دسترسی داشته باشید:
- از داشبورد اصلی وارد کارت «سازمانهای من» شوید.
- روبهروی سازمانی که مالک یا مدیر آن هستید، روی دکمه «تنظیمات» با آیکون چرخدنده کلیک کنید.
- در صفحه بازشده، کارت «داشبورد مالی» را پیدا کنید.
- روی «نمای کلی مالی و سال مالی» کلیک کنید.
- سپس گزینه «ورود به داشبورد» را بزنید.
این مسیر شما را به همان صفحه تنظیمات مالی پایه میرساند.
نمای کلی صفحه تنظیمات مالی سازمان
وقتی وارد این صفحه میشوید، معمولاً چند بخش اصلی را مشاهده میکنید که هرکدام وضعیت فعلی تنظیمات مالی سازمان را نشان میدهند.
۱) سال مالی فعال
در این بخش، سال مالی جاری سازمان نمایش داده میشود. اگر هنوز سال مالی فعالی تعریف نشده باشد، پیامی شبیه این میبینید:
- سال مالی فعالی تعیین نشده
- برای مدیریت امور مالی سازمان، ابتدا یک سال مالی فعال تعیین کنید
این پیام یعنی هنوز پیشنیازهای اصلی تنظیمات مالی کامل نشدهاند و باید ادامه مراحل را انجام دهید.
۲) آمار کلی
در بخش آمار کلی معمولاً چند شمارنده دیده میشود:
- تقویمهای مالی
- ارزها
- نرخهای سیستم
- نرخهای سازمان
معنی این شمارندهها بسیار مهم است:
- تقویمهای مالی: تعداد تقویمهای ثبتشده برای این سازمان
- ارزها: تعداد ارزهای تعریفشده در بستر سازمان
- نرخهای سیستم: تعداد نرخهای مرجع یا نرخهای موجود در سطح سیستم، مطابق رفتار و دسترسی سامانه
- نرخهای سازمان: تعداد نرخهای مصوبی که خود سازمان ثبت کرده است
اگر تعداد تقویمهای مالی صفر باشد، هنوز نمیتوانید سال مالی بسازید. اگر نرخهای سازمان صفر باشد، یعنی هنوز نرخ مصوبی برای عملیات مالی سازمان ثبت نشده است.
۳) کارتهای اصلی صفحه
در ادامه کارتهایی میبینید که هرکدام شما را به یکی از بخشهای مهم تنظیمات میبرند:
- مدیریت حسابها هسته اصلی / حسابهای درآمدی
- تقویمهای مالی
- ارزها
- نرخهای سیستم
- نرخهای سازمان
اگرچه همه این کارتها در صفحه دیده میشوند، اما ترتیب صحیح استفاده از آنها به این شکل است:
- ورود به داشبورد مالی
- ساخت تقویم مالی
- ایجاد و فعالکردن سال مالی
- تعیین ارز پایه
- تعریف یا تأیید نرخهای سازمان
- بررسی نرخهای سیستم
- مراجعه به مدیریت حسابها در صورت نیاز
مرحله اول: ساخت تقویم مالی
تقویم مالی پایهایترین بخش این فرایند است. تا زمانی که تقویم مالی نداشته باشید، نمیتوانید سال مالی تعریف کنید.
تقویم مالی چیست؟
تقویم مالی بازهای از زمان است که فعالیتهای مالی سازمان در آن معنا پیدا میکند. برای مثال ممکن است سازمان شما یک تقویم مالی برای سال ۱۴۰۴ داشته باشد که از ۱۴۰۴/۰۱/۰۱ شروع شود و تا ۱۴۰۴/۱۲/۲۹ ادامه پیدا کند.
گزارشهای مالی، وضعیت دوره، سال مالی و بسیاری از عملیات بعدی بر اساس همین بازه تعریف میشوند.
مسیر ایجاد تقویم مالی
برای ساخت تقویم مالی:
- روی کارت «تقویمهای مالی» کلیک کنید.
- وارد صفحه مدیریت تقویمهای مالی شوید.
- گزینه ایجاد تقویم جدید را انتخاب کنید.
فیلدهای فرم تقویم مالی
در فرم ایجاد یا ویرایش تقویم مالی، معمولاً این فیلدها را میبینید:
- نام تقویم
- کد
- تاریخ شروع
- تاریخ پایان
- سازمان
- شرکت
- شعبه
- واحد سازمانی
- پیشفرض
- توضیحات
همچنین معمولاً بخشی با عنوان اطلاعات دوره نیز نمایش داده میشود که شامل موارد زیر است:
- تاریخ شروع
- تاریخ پایان
- مدت دوره
در بعضی نمایشها، اطلاعاتی مانند «ایجاد» و «آخرین ویرایش» نیز دیده میشود.
کدام فیلدها اجباری هستند؟
فیلدهای ستارهدار اجباریاند. بر اساس رابط معرفیشده، معمولاً این فیلدها الزامی هستند:
- نام تقویم
- کد
- تاریخ شروع
- تاریخ پایان
- سازمان
فیلدهای شرکت، شعبه و واحد سازمانی بسته به ساختار سازمانی میتوانند اختیاری باشند.
وابستگی شرکت، شعبه و واحد
این بخش سلسلهمراتبی عمل میکند:
- ابتدا شرکت انتخاب میشود
- بعد از آن شعبه فعال میشود
- بعد از انتخاب شعبه، واحد سازمانی فعال میشود
اگر ساختار سازمان شما در این سطحها تعریف نشده باشد، ممکن است بعضی از این فیلدها خالی بمانند.
مثال کامل برای ساخت تقویم مالی
فرض کنید میخواهید برای یک سازمان فرضی تقویم مالی سال ۱۴۰۴ را تعریف کنید. میتوانید اطلاعات را اینطور وارد کنید:
- نام تقویم: تقویم مالی ۱۴۰۴
- کد:
1404 - تاریخ شروع:
۱۴۰۴/۰۱/۰۱ - تاریخ پایان:
۱۴۰۴/۱۲/۲۹ - سازمان: سازمان فرضی البرز
- شرکت: شرکت فرضی تولید
- شعبه: شعبه مرکزی
- واحد سازمانی: واحد مالی
- پیشفرض: فعال
- توضیحات: تقویم مالی سال ۱۴۰۴ برای عملیات جاری سازمان
نکات مهم اعتبارسنجی تقویم مالی
هنگام ثبت تقویم مالی، این نکات را در نظر داشته باشید:
- تاریخها شمسی هستند
- تاریخ پایان باید بعد از تاریخ شروع باشد
- کد تقویم در سطح سازمان باید یکتا باشد
- تقویم پیشفرض برای عملیات مالی بهعنوان گزینه اصلی در نظر گرفته میشود
- اطلاعات قبل از ذخیره اعتبارسنجی میشوند
- فیلد توضیحات اختیاری است و حداکثر ۱۰۰۰ کاراکتر ظرفیت دارد
اگر فرم بهدرستی تکمیل نشده باشد، سیستم اجازه ذخیرهسازی نمیدهد.
مرحله دوم: ایجاد سال مالی و فعالکردن آن
بعد از ساخت تقویم مالی که در آموزش تنظیمات مالی گفته شد، نوبت به سال مالی میرسد. بدون سال مالی فعال، عملیات مالی سازمان عملاً شروع نمیشود.
اگر هنوز سال مالی ندارید چه میبینید؟
در کارت «سال مالی فعال» احتمالاً این پیام را میبینید:
- سال مالی فعالی تعیین نشده
- برای مدیریت امور مالی سازمان، ابتدا یک سال مالی فعال تعیین کنید
این دقیقاً همان جایی است که باید وارد مدیریت سالهای مالی شوید.
مسیر ایجاد سال مالی
- در کارت سال مالی فعال، گزینه «مدیریت سالهای مالی» را انتخاب کنید.
- وارد صفحه «سالهای مالی سازمان» شوید.
- اگر هنوز سال مالی ثبت نشده باشد، جدول خالی است و پیامی مشابه این نمایش داده میشود:
- سال مالی ثبت نشده است
- برای شروع، یک سال مالی جدید ایجاد کنید
- روی دکمه «سال مالی جدید» کلیک کنید.
ستونهای جدول سالهای مالی
در صفحه سالهای مالی، معمولاً جدولی با این ستونها میبینید:
- تقویم
- شروع
- پایان
- وضعیت عملیاتی
- جاری
- عملیات
این جدول بعد از ثبت سال مالی به شما نشان میدهد کدام سال فعال است، وضعیت آن چیست و چه اقداماتی روی آن ممکن است.
فیلدهای فرم سال مالی
فرم «ویرایش سال مالی» معمولاً شامل این موارد است:
- تقویم مالی پایه
- ارز پایه
- مجوز ثبت سند معوق
- حداکثر روزهای معوق
- سال مالی جاری
- انصراف
مقدار پیشفرض «حداکثر روزهای معوق» معمولاً 30 است.
وابستگی مهم: اول تقویم، بعد سال مالی
اگر در این مرحله وارد فرم سال مالی شوید ولی هنوز تقویم مالی نساخته باشید، فیلد «تقویم مالی پایه» خالی خواهد بود. این یعنی هنوز امکان تعریف سال مالی واقعی وجود ندارد.
پس ترتیب درست این است:
- ابتدا تقویم مالی بسازید
- دوباره به فرم سال مالی برگردید
- تقویم مالی پایه را انتخاب کنید
- ارز پایه را تعیین کنید
- در صورت نیاز، سال مالی جاری را فعال کنید
- فرم را ذخیره کنید
مثال ساخت سال مالی
فرض کنید قبلاً تقویم مالی ۱۴۰۴ را ساختهاید. حالا فرم سال مالی را به این شکل تکمیل میکنید:
- تقویم مالی پایه: تقویم مالی ۱۴۰۴
- ارز پایه: تومان
- مجوز ثبت سند معوق: فعال یا غیرفعال، بسته به سیاست سازمان
- حداکثر روزهای معوق:
30 - سال مالی جاری: فعال
بعد از ذخیره، سال مالی در جدول نمایش داده میشود و کارت «سال مالی فعال» نیز بهروزرسانی خواهد شد.
مجوز ثبت سند معوق یعنی چه؟
این گزینه مشخص میکند آیا کاربران مجاز هستند اسناد مالی با تاریخ گذشته ثبت کنند یا نه.
مثلاً فرض کنید امروز ۱۴۰۴/۰۲/۱۵ است. اگر مجوز ثبت سند معوق فعال باشد و حداکثر روزهای معوق روی 30 تنظیم شده باشد، میتوان سندی با تاریخ ۱۴۰۴/۰۱/۲۰ ثبت کرد، چون هنوز در بازه مجاز قرار دارد.
این گزینه برای کنترل انضباط مالی بسیار مهم است. اگر سازمان شما روی تاریخ ثبت اسناد حساس است، بهتر است آن را با دقت تنظیم کنید.
مرحله سوم آموزش تنظیمات مالی: تعیین ارز پایه و مدیریت ارزها
بعد از اینکه سال مالی را تعریف کردید، باید سیاست پولی سازمان را مشخص کنید. این بخش تعیین میکند مبنای ثبت و محاسبه مبالغ در سازمان چیست.
صفحه ارزها چه چیزی را مدیریت میکند؟
در کارت «ارزها» وارد صفحهای با عنوان «سیاست پولی سازمان» میشوید. در این صفحه معمولاً میتوانید:
- ارز پایه فعلی سازمان را ببینید
- ارز پایه جدید انتخاب کنید
- ارزهای جدید تعریف کنید
- فهرست ارزهای موجود را بررسی کنید
ارزهای پیشفرض سیستم
بر اساس اطلاعات موجود، ریال و تومان بهصورت پیشفرض در سیستم وجود دارند. سازمان میتواند در صورت نیاز ارزهای دیگری مانند دلار، یورو یا درهم نیز تعریف کند.
نمونهای از نمایش رابط ممکن است بهصورت زیر باشد:
- واحد پول پایه فعلی: تومان
- ریال (
IRR) [۱۹۰۰-۰۱-۰۱ تا اکنون]
چرا تعیین ارز پایه مهم است؟
ارز پایه همان واحدی است که مبالغ اصلی سازمان بر اساس آن سنجیده میشوند. قبل از ثبت هر عدد مالی، باید مشخص باشد که مبنا چیست.
اگر این انتخاب بهدرستی انجام نشود، گزارشها، ثبتها و تبدیلها ممکن است برای کاربران گمراهکننده شوند.
تغییر ارز پایه چه اثری دارد؟
یکی از مهمترین نکات این است که تغییر ارز پایه فقط بر اسناد آینده اثر میگذارد و اسناد قبلی با ارز قبلی باقی میمانند.
مثال ساده
فرض کنید تا امروز ارز پایه سازمان شما تومان بوده و چند سند مالی ثبت کردهاید. حالا تصمیم میگیرید ارز پایه را به ریال تغییر دهید.
نتیجه این است:
- اسنادی که قبلاً ثبت شدهاند با همان منطق قبلی باقی میمانند
- اسناد جدید از این به بعد با ارز پایه جدید ثبت یا تفسیر میشوند
این موضوع برای تغییر سیاست پولی در میانه کار بسیار مهم است. اگر قرار است ارز پایه را تغییر دهید، بهتر است زمان انجام این کار را با شروع یک دوره یا سال مالی جدید هماهنگ کنید.
تعریف ارز جدید
اگر سازمان شما با ارزهای خارجی کار میکند، باید ارز مورد نیاز را در سازمان تعریف کنید. برای مثال:
- دلار آمریکا
- یورو
- درهم
بعد از تعریف ارز، در مرحله بعد میتوانید نرخ مصوب آن را برای سازمان ثبت کنید.
مرحله چهارم: نرخهای سیستم و نرخهای سازمان
یکی از مهمترین بخشهای آموزش تنظیمات مالی، مدیریت نرخ ارز است. در اورس سیستم این موضوع در دو بخش جداگانه دیده میشود:
- نرخهای سیستم
- نرخهای سازمان
درک تفاوت این دو بسیار مهم است.
نرخهای سیستم چیست؟
نرخهای سیستم، نرخهایی هستند که در سطح کلی سامانه بهعنوان مرجع یا پایه قابل استفادهاند. بسته به سطح دسترسی و رفتار سامانه، ممکن است این نرخها برای مشاهده، مقایسه یا استفاده بهعنوان مبنا در دسترس باشند.
نکته مهم این است که نباید بدون مشاهده رفتار واقعی محصول، درباره نقش اجرایی دقیق آنها ادعای قطعی کرد. در عمل، این نرخها بیشتر بهعنوان یک مرجع سیستمی یا پایه قابل استفاده شناخته میشوند.
نرخهای سازمان چیست؟
نرخهای سازمان، نرخهایی هستند که خود سازمان برای محاسبات مالیاش ثبت و مصوب میکند. این نرخها برای عملیات مالی سازمان اهمیت مستقیم دارند.
جدول نرخهای سازمان معمولاً شامل این ستونهاست:
- ارز
- نرخ
- منبع
- تأیید شده
- تاریخ اعمال
- عملیات
نمونهای از یک ردیف ثبتشده ممکن است اینطور باشد:
- ارز:
IRT - عنوان ارز: تومان
- نرخ:
10.0000 - مبنا: به ارز پایه
- منبع: دستی
- تأیید شده: بله
- تاریخ اعمال:
1404/09/29 - وضعیت: تأیید شده
قوانین مهم نرخهای سازمان
در این بخش چند قانون کلیدی وجود دارد:
- نرخ مصوب برای محاسبات مالی سازمان استفاده میشود
- فقط نرخهای تأییدشده در عملیات مالی قابل استفادهاند
- منبع نرخ میتواند سیستم یا دستی باشد
- هر ارز در هر تاریخ فقط یک نرخ مصوب دارد
- نرخ تأییدنشده در محاسبات استفاده نمیشود
- پس از تأیید، اگر نرخ ویرایش شود، نیاز به تأیید مجدد دارد
- تاریخ اعمال برای گزارشهای تاریخی اهمیت دارد
- نرخ سیستم میتواند بسته به دسترسی و رفتار سامانه، بهعنوان یکی از مبناهای قابل استفاده مطرح باشد
ثبت نرخ جدید
برای ثبت نرخ جدید:
- وارد کارت «نرخهای سازمان» شوید
- روی «نرخ جدید» کلیک کنید
- فرم «ویرایش نرخ مصوب» را تکمیل کنید
این فرم معمولاً شامل این فیلدهاست:
- سازمان
- ارز مبدأ
- نرخ تبدیل به ارز پایه سازمان
- نرخ مصوب
- تاریخ اعمال
- منبع نرخ
- تأیید شده توسط سازمان
نمونه تاریخ اعمال میتواند 1403/01/01 باشد و منبع نرخ نیز میتواند manual تنظیم شود.
مفهوم نرخ پایه را ساده بفهمیم
منظور از نرخ پایه این است که نرخ جدید نسبت خود را با چه مبنایی مشخص میکند؛ معمولاً نسبت به ارز پایه سازمان یا مبنای قابل استفاده در سامانه.
به زبان ساده، وقتی شما برای یک ارز نرخ تعریف میکنید، سیستم باید بداند این نرخ چگونه به ارز پایه سازمان وصل میشود تا بتواند تبدیلها و محاسبات را انجام دهد.
اگر رفتار دقیق این بخش در محیط شما وابسته به تنظیمات محصول یا سطح دسترسی باشد، باید همان چیزی را ملاک قرار دهید که رابط سامانه نشان میدهد.
مثال کاربردی
فرض کنید ارز پایه سازمان شما تومان است و میخواهید برای دلار نرخ ثبت کنید. در این حالت:
- ارز مبدأ:
USD - نرخ مصوب: مثلاً
50000 - تاریخ اعمال:
۱۴۰۴/۰۱/۰۱ - منبع نرخ: دستی
- تأیید شده توسط سازمان: فعال
اگر بعداً برای همان ارز و در تاریخ جدیدتر نرخ دیگری ثبت کنید، سیستم در گزارشها و عملیات تاریخی باید بر اساس تاریخ اعمال، نرخ مناسب را در نظر بگیرد.
مدیریت حسابها: این بخش چیست و چرا اینجا کامل توضیح داده نمیشود؟
در صفحه تنظیمات مالی سازمان، کارتی با عنوان «مدیریت حسابها هسته اصلی» یا «حسابهای درآمدی» هم وجود دارد. این بخش به ساختار حسابداری، سرفصلها و سازماندهی حسابها مربوط است.
اما چون این بخش دامنه آموزش تنظیمات مالی، آموزشی جداگانه و عمیقتر دارد، در این راهنما وارد آموزش کامل آن نمیشویم. در این مقاله فقط کافی است بدانید این کارت برای مدیریت حسابهای مالی و درآمدی استفاده میشود و باید آموزش مستقل آن را جداگانه دنبال کنید.
آموزش مدیریت حساب ها و سرفصل های حسابداری در اورس سیستم
اگر به امکانات کامل حسابداری نیاز داشته باشید
در پایین این صفحه معمولاً کارتی با این مضمون دیده میشود که آیا به امکانات کامل حسابداری نیاز دارید یا نه. در این کارت، قابلیتهایی مانند این موارد معرفی میشوند:
- دفاتر حسابداری
- گزارشات مالی
- بستن دوره رسمی
- مدیریت پیشرفته
این بخش به شما نشان میدهد که تنظیمات مالی پایه با ماژول کامل حسابداری تفاوت دارد. تنظیمات پایه برای آمادهسازی ساختار مالی اولیه مفید است، اما اگر سازمان شما به فرایندهای عمیقتر حسابداری نیاز داشته باشد، باید ماژول کامل را بررسی کند.
در این مقاله فقط به معرفی این تفاوت بسنده میکنیم و درباره جزئیات قابلیتهای ماژول کامل، ادعایی فراتر از آنچه در رابط محصول نمایش داده میشود مطرح نمیکنیم.
ترتیب درست تنظیمات مالی در اورس سیستم
اگر بخواهیم همه این مراحل را بهترتیب منطقی خلاصه کنیم، مسیر درست این است:
- ورود به
owras-system.ir - ورود با رمز عبور یا کد پیامکی
- انتخاب کانتکست سازمانی شامل سازمان، شرکت، شعبه و واحد
- ورود به داشبورد مالی از مسیر ماژول مالی و حسابداری یا مسیر جایگزین
- ساخت تقویم مالی
- ایجاد و فعالکردن سال مالی
- تعیین ارز پایه
- تعریف ارزهای مورد نیاز
- ثبت و تأیید نرخهای سازمان
- بررسی نرخهای سیستم در صورت نیاز
- مراجعه به مدیریت حسابها در صورت نیاز
اگر این ترتیب را رعایت کنید، تنظیمات مالی سازمان شما پایهای صحیح و قابل استفاده خواهد داشت.
خطاهای رایج در تنظیمات مالی سازمان
در عمل، بسیاری از کاربران در یکی از این نقاط دچار اشتباه میشوند:
ساختنکردن تقویم قبل از سال مالی
اگر تقویم مالی را نسازید، فرم سال مالی ناقص میماند و امکان تعریف درست سال مالی را ندارید.
انتخابنکردن ارز پایه
اگر ارز پایه بهدرستی تعیین نشده باشد، ثبت و تفسیر مبالغ مالی میتواند مبهم شود.
ثبت نرخ بدون تأیید
اگر نرخ سازمان ثبت شود اما تأیید نشود، در عملیات مالی استفاده نخواهد شد.
ثبت نرخ تکراری برای یک تاریخ
برای هر ارز در هر تاریخ فقط یک نرخ مصوب باید وجود داشته باشد. ثبت نرخ تکراری باعث تعارض میشود.
تغییر ارز پایه در زمان نامناسب
اگر ارز پایه را وسط عملیات فعال تغییر دهید، کاربران در تفسیر اسناد قدیم و جدید دچار ابهام میشوند. بهتر است این تغییر در مرز یک دوره جدید انجام شود.
اشتباه در کانتکست سازمانی
اگر تنظیمات را در کانتکست اشتباه انجام دهید، ممکن است بعداً تصور کنید اطلاعات ذخیره نشده، در حالی که در سطح دیگری از سازمان ثبت شدهاند.
چکلیست نهایی آموزش تنطیمات مالی ، قبل از شروع عملیات مالی
قبل از اینکه تیم مالی شروع به ثبت عملیات روزانه کند، این موارد را بررسی کنید:
- کانتکست سازمانی درست انتخاب شده است
- حداقل یک تقویم مالی ثبت شده است
- سال مالی جاری تعریف و فعال شده است
- ارز پایه سازمان مشخص شده است
- ارزهای مورد نیاز سازمان تعریف شدهاند
- نرخهای سازمان برای ارزهای مورد نیاز ثبت شدهاند
- نرخهای لازم تأیید شدهاند
- کاربران مربوطه دسترسی لازم را دارند
اگر همه این موارد برقرار باشد، تنظیمات مالی پایه سازمان در وضعیت مناسبی قرار دارد.
سوالات متداول
چرا پیام «سال مالی فعالی تعیین نشده» را میبینم؟
چون هنوز سال مالی جاری برای سازمان تعریف نشده است. معمولاً باید ابتدا تقویم مالی را بسازید و بعد سال مالی را ایجاد و فعال کنید.
آیا بدون تقویم مالی میتوان سال مالی ساخت؟
خیر. تقویم مالی پیشنیاز سال مالی است.
اگر فیلد تقویم مالی پایه خالی باشد، یعنی چه؟
یعنی هنوز تقویم مالی مناسبی برای انتخاب وجود ندارد یا قبلاً تقویم ثبت نشده است.
تفاوت نرخهای سیستم و نرخهای سازمان چیست؟
نرخهای سیستم معمولاً نقش مرجع یا مبنای سیستمی دارند، اما نرخهای سازمان همان نرخهایی هستند که خود سازمان برای استفاده مالی ثبت و تأیید میکند.
اگر نرخی را ثبت کنم ولی تأیید نکنم چه میشود؟
آن نرخ در محاسبات مالی سازمان استفاده نمیشود.
آیا میتوان برای یک ارز در یک تاریخ چند نرخ ثبت کرد؟
خیر. برای هر ارز در هر تاریخ فقط یک نرخ مصوب مجاز است.
تغییر ارز پایه چه اثری بر اسناد قبلی دارد؟
اسناد قبلی با همان مبنای قبلی باقی میمانند و تغییر ارز پایه فقط بر اسناد آینده اثر میگذارد.
چه کسانی میتوانند نرخ سازمان را تأیید کنند؟
این موضوع به نقشها و مجوزهای سازمان بستگی دارد. معمولاً کاربرانی با سطح دسترسی مدیریتی یا مالی این امکان را دارند.
آیا بخش مدیریت حسابها هم جزو همین آموزش است؟
خیر. این بخش آموزش مستقل دارد و در این مقاله فقط به آن اشاره شده است.
جمعبندی آموزش تنظیمات مالی
صفحه «تنظیمات مالی سازمان» در اورس سیستم نقطه شروع آمادهسازی مالی هر سازمان است. اگر بخواهید از این بخش بهدرستی استفاده کنید، باید ترتیب وابستگیها را رعایت کنید: اول تقویم مالی، بعد سال مالی، سپس ارز پایه و در نهایت نرخهای سازمان.
اگر این مسیر را درست طی کنید، هم تیم مالی شما تصویر روشنتری از وضعیت پایه سازمان خواهد داشت و هم فرایندهای بعدی با خطا و سردرگمی کمتری انجام میشوند.
در یک جمله، این صفحه جایی است که زیرساخت مالی سازمان شما شکل میگیرد. هرچه این زیرساخت دقیقتر تنظیم شود، ادامه کار مطمئنتر و قابلکنترلتر خواهد بود.
گروه اورس
