راهنمای جامع ساخت و مدیریت الگوهای آماده قرارداد (الگوی طرح پایه)
در این راهنما، به صورت کامل و گامبهگام با فرآیند ساخت یک الگوی آماده قرارداد در ماژول انبارداری امانی و سردخانه (که در ادامه آن را «طرح پایه» مینامیم) در فرآیندهای کسبوکار اورس آشنا میشوید. هدف این است که بیاموزید چگونه با استفاده از این ابزار، ساختار اصلی قراردادهای سازمان خود را یکبار برای همیشه طراحی کرده و سپس در هر بار استفاده، تنها با چند کلیک ساده، یک پیشنویس حقوقی دقیق و بدون نقص تحویل بگیرید.
پیشنیاز ورود به بخش طرحهای پایه
برای دسترسی به این بخش، لازم است مراحل زیر را طی کنید:
۱. در نوار بالای صفحه، سازمان، شرکت، شعبه و واحد فعال خود را انتخاب نمایید.
۲. از منوی افقی بالا، ماژول «خدمات انبارداری و سردخانه» را برگزینید.
۳. در منوی کناری سمت راست، به ترتیب «تنظیمات سازمانی» و سپس «تنظیمات» را کلیک کنید.
۴. در صفحه باز شده، بر روی کارت «الگوهای آماده قرارداد» کلیک نمایید.
اکنون وارد صفحه اصلی مدیریت طرحهای پایه شدهاید.
نمای کلی فهرست طرحهای پایه
پس از ورود به این بخش، با یک جدول منظم مواجه میشوید که تمام طرحهای پایهای را که در چارچوب سازمانی شما تعریف شدهاند نمایش میدهد. این جدول شامل ستونهای زیر است:
- عنوان طرح: نامی که برای الگوی خود برگزیدهاید.
- توضیحات مختصر: بخشی از توضیحاتی که هدف و کاربرد طرح را مشخص میکند.
- تعداد بندها: سیستم به طور خودکار تعداد مواد موجود در هر طرح را شمارش کرده و نمایش میدهد.
- تاریخ ایجاد و آخرین ویرایش: نشان میدهد طرح چه زمانی ساخته شده و آخرین بار چه کسی آن را تغییر داده است.
- عملیات: شامل دکمههای ویرایش و حذف.
در بالای جدول نیز دکمهای با عنوان «ایجاد طرح پایه جدید» وجود دارد که شما را به سمت ساخت یک الگوی تازه هدایت میکند.
ساخت یک طرح پایه جدید
زمانی که بر روی دکمه «ایجاد طرح پایه جدید» کلیک میکنید، فرمی نسبتاً بلند اما بسیار ساده و خوشساخت در برابر شما گشوده میشود. این فرم از دو بخش اصلی تشکیل شده است که در ادامه به تفصیل شرح داده میشوند.
بخش نخست: اطلاعات هویتی طرح
در این قسمت، هویت کلی الگوی خود را تعریف میکنید. این اطلاعات بعدها در فهرست طرحها و هنگام انتخاب طرح برای یک قرارداد واقعی به کار میآیند.
- عنوان طرح پایه: یک نام گویا و منحصربهفرد انتخاب کنید. برای مثال: «قرارداد نگهداری بلندمدت کالا در سردخانه». این عنوان همان چیزی است که همکاران شما در سایر واحدها هنگام جستجوی یک الگو مشاهده خواهند کرد. پیشنهاد میشود از عناوین کلی مانند «قرارداد جدید ۱» پرهیز کنید تا نظم اطلاعاتی سیستم حفظ شود.
- توضیحات: در این کادر میتوانید شرح دهید که این طرح برای چه نوع قراردادهایی مناسب است، چه محدودیتهایی دارد، یا هر نکتهای که کاربران بعدی باید از آن مطلع باشند. به عنوان مثال: «این طرح مخصوص مشتریانی است که حجم کالای ورودی آنها بیش از ۵۰ پالت در ماه میباشد و شامل بندهای ویژه بیمه کالا و دموراژ نیز هست.» استفاده از این فیلد به شدت توصیه میشود، زیرا با گذشت زمان و افزایش تعداد طرحها، یافتن طرح مناسب بدون توضیحات دشوار خواهد شد.
بخش دوم: انتخاب و چیدمان بندها و تبصرهها
این قسمت، هسته اصلی کار را تشکیل میدهد. در اینجا تصمیم میگیرید که قرارداد نهایی از چه بخشهایی تشکیل شود و ترتیب قرارگیری آنها چگونه باشد. طراحی این بخش به گونهای است که شما را از هرگونه خطای سهوی در انتخاب بندها مصون میدارد.
در سمت چپ صفحه، فهرست کاملی از تمام مواد (بندهای) استانداردی که پیشتر در کتابخانه سازمانی ثبت کردهاید، به صورت نمای آکاردئونی نمایش داده میشود. هر ماده به صورت یک ردیف مجزا با عنوان خود دیده میشود. با کلیک بر روی عنوان هر ماده، میتوانید آن را باز کرده و تبصرههای زیرمجموعهاش را نیز مشاهده کنید.
برای افزودن یک ماده به طرح خود، مراحل زیر را به ترتیب دنبال کنید:
۱. انتخاب ماده اصلی: در کنار هر ماده، یک کلید تغییر وضعیت (سوییچ) وجود دارد که معمولاً با برچسب «انتخاب ماده» مشخص شده است. با روشن کردن این کلید، آن ماده به طرح شما اضافه میشود.
- نکته مهم: اگر مادهای را انتخاب کنید، اما ترتیب آن را مشخص نکنید، سیستم به طور خودکار یک ترتیب پیشفرض بر اساس ترتیب نمایش در این صفحه برای آن در نظر میگیرد.
۲. تعیین ترتیب نمایش ماده: جلوی هر ماده، یک کادر عدد کوچک با عنوان «ترتیب» وجود دارد. با وارد کردن یک عدد (مثلاً ۱، ۲، ۳ و …) مشخص میکنید که این ماده در متن نهایی قرارداد در چه جایگاهی قرار بگیرد. عدد ۱ به معنای اولین ماده قرارداد است. توصیه میشود اعداد را به صورت متوالی و منظم وارد کنید تا در آینده هنگام ویرایش دچار سردرگمی نشوید. برای مثال، ماده «تعاریف» معمولاً شماره ۱ و ماده «شرایط فسخ» شماره ۷ را به خود اختصاص میدهد.
۳. انتخاب تبصرههای مرتبط: اگر مادهای که انتخاب کردهاید دارای تبصره باشد، با باز کردن بدنه آکاردئون آن ماده، جدولی از تبصرههای زیرمجموعه مشاهده میکنید. در این جدول میتوانید به صورت گلچینی عمل کنید:
- شاید تمایل داشته باشید فقط برخی از تبصرهها را در این طرح خاص بگنجانید و برخی دیگر را حذف کنید. برای این کار، تیک کنار هر تبصره را فعال یا غیرفعال نمایید.
- اگر میخواهید تمام تبصرههای یک ماده را یکجا انتخاب کنید، میتوانید از کلید «انتخاب همه» که در بالای هر ماده تعبیه شده استفاده کنید.
- ترتیب تبصرهها: مشابه مادهها، برای هر تبصره نیز یک فیلد «ترتیب» وجود دارد. دقت کنید که ترتیب تبصرهها درون همان ماده معنا پیدا میکند. یعنی تبصره شماره ۱ ماده ۵، با تبصره شماره ۱ ماده ۶ کاملاً مستقل است. سیستم تضمین میکند که در خروجی نهایی، تبصرهها با فاصله و شمارهگذاری صحیح زیر ماده مادر خود قرار گیرند.
۴. بازبینی نهایی انتخابها: در هر لحظه میتوانید به بالای صفحه نگاه کنید. سوییچهایی که روشن کردهاید نشاندهنده انتخاب شما هستند. اگر مادهای را اشتباهاً انتخاب کردهاید، کافیست سوییچ آن را خاموش کنید.
۵. ذخیره طرح پایه: پس از اتمام کار انتخاب بندها و تنظیم ترتیبها، بر روی دکمه سبز رنگ «ذخیره طرح پایه» که در پایین صفحه قرار دارد کلیک کنید. سیستم در این لحظه تمامی انتخابهای شما را پردازش کرده و یک الگوی منسجم در پایگاه داده ذخیره میکند.
ویرایش یک طرح پایه موجود
اگر نیاز به تغییر در ساختار یک طرح از پیش ساختهشده دارید (مثلاً اضافه کردن یک بند جدید یا تغییر ترتیب بندها)، کافیست از فهرست طرحها بر روی دکمه «ویرایش» کلیک کنید. فرمی که باز میشود دقیقاً همان فرم ایجاد طرح جدید است، با این تفاوت که:
- فیلدهای عنوان و توضیحات با مقادیر قبلی پر شدهاند.
- سوییچهای مواد و تبصرهها بر اساس انتخابهای پیشین شما روشن یا خاموش هستند.
- کادرهای ترتیب نیز اعداد ذخیرهشده قبلی را نمایش میدهند.
شما میتوانید آزادانه سوییچها را تغییر دهید، مواد جدیدی انتخاب کنید یا ترتیبها را جابهجا کنید. پس از اعمال تغییرات، با کلیک بر روی دکمه «ذخیره»، تمامی بندهای قبلی طرح حذف شده و با انتخابهای جدید جایگزین میشوند. این فرآیند به صورت یکپارچه و در کسری از ثانیه انجام میشود و نیازی به نگرانی بابت بروز خطا در حین بهروزرسانی نیست.
حذف یک طرح پایه
اگر یک طرح پایه دیگر کاربرد ندارد و مطمئن هستید که به هیچ قراردادی متصل نیست، میتوانید از طریق دکمه «حذف» در فهرست طرحها آن را پاک کنید. سیستم پیش از حذف نهایی، یک پیام تأیید نمایش میدهد و از شما میخواهد عملیات را تصدیق کنید. پس از حذف، عنوان طرح به همراه پیامی مبنی بر موفقیتآمیز بودن حذف به شما نمایش داده میشود.
ارتباط طرح پایه با قرارداد واقعی (گام بعدی)
پس از آنکه چندین طرح پایه را مطابق با نیازهای متنوع سازمان خود طراحی کردید، نوبت به بهرهبرداری عملیاتی میرسد. هرگاه کاربری در بخش «مدیریت قراردادها» اقدام به ایجاد یک قرارداد جدید برای یک مشتری نماید، در اولین گام، فهرستی از همین طرحهای پایه به او نمایش داده میشود.
کاربر طرح مورد نظر خود را انتخاب میکند (مثلاً «قرارداد سردخانه – کوتاهمدت»). سیستم در کسری از ثانیه:
۱. تمام بندها و تبصرههای تعریفشده در آن طرح را از کتابخانه استخراج میکند.
۲. آنها را دقیقاً با همان ترتیبی که در طرح تعیین شده بود، در بخش «بندهای قرارداد» درج میکند.
۳. متنها را با اطلاعات پویای مشتری (نام، شناسه ملی، مبلغ قرارداد و …) تطبیق میدهد و جایگزین نشانههای متغیر میکند.
در این مرحله، قرارداد یک پیشنویس کامل و آماده است. کاربران دارای مجوز میتوانند در صورت لزوم، متن یک بند خاص را ویرایش کنند (مثلاً یک درصد خاص را تغییر دهند) بدون آنکه به الگوی اصلی آسیبی وارد شود. این ویژگی «ویرایش موضعی» قدرت مانور بالایی به تیم عملیاتی میدهد، در حالی که ستون فقرات حقوقی قرارداد همچنان از الگوی مصوب واحد حقوقی تبعیت میکند.
جمعبندی و ارزش افزوده این رویکرد
بخش «الگوهای آماده قرارداد» صرفاً یک صفحه ساده در نرمافزار نیست؛ بلکه یک استراتژی مدیریت دانش سازمانی است. با سرمایهگذاری زمانی اندک برای ساخت دقیق چند طرح پایه در ابتدای کار:
- زمان تنظیم هر قرارداد از چندین ساعت به چند دقیقه کاهش مییابد.
- ریسک حقوقی ناشی از فراموشی بندهای الزامی (مانند بند حل اختلاف یا بند محرمانگی) به صفر میرسد.
- انسجام برند و ادبیات حقوقی سازمان در تمام شعب و شرکتهای تابعه تضمین میشود.
- آموزش نیروهای جدید بسیار آسانتر میشود؛ چرا که آنها با یک ساختار از پیش تعیینشده و استاندارد کار میکنند.
اکنون که با تمام جزئیات این بخش حیاتی آشنا شدهاید، میتوانید با ورود به سیستم و کلیک بر روی دکمه «ایجاد طرح پایه جدید»، ساخت اولین الگوی اختصاصی سازمان خود را آغاز نمایید.
