راهنمای جامع مدیریت درخواست های مالی در اتوماسیون اورس سیستم – ۱۴۰۵
مخاطب این راهنما: مدیران مالی، مسئولان منابع انسانی و کاربرانی که در فرآیند تأیید درخواستهای مالی (وام، مساعده و تنخواه) در اتوماسیون اورس سیستم نقش دارند. مطالب به زبانی ساده و گامبهگام ارائه شده است.
تهیه کننده: گروه فنی اورس
۱. مقدمه: مدیریت درخواستهای مالی در اتوماسیون اورس سیستم
اورس سیستم یک راهکار جامع مدیریت سازمانی است که فرآیندهای مالی را بهصورت یکپارچه مدیریت میکند. یکی از ماژولهای کلیدی این سیستم، ماژول حقوق و دستمزد است که بخش مهمی از آن به مدیریت درخواستهای مالی اختصاص دارد.
در این ماژول، کارمندان میتوانند درخواست های مالی در اتوماسیون را در سه دسته ثبت کنند:
| نوع درخواست | توضیح |
|---|---|
| وام | درخواست دریافت وام از سازمان (معمولاً با بازپرداخت اقساطی و سود) |
| مساعده | پیشپرداخت بخشی از حقوق قبل از موعد پرداخت |
| تنخواه | دریافت وجه برای هزینههای جاری و خریدهای خرد سازمانی |
این درخواست های مالی در اتوماسیون بر اساس گردش کار (Workflow) تعریفشده برای هر سازمان，از یک چرخه تأیید چندمرحلهای عبور میکنند و در نهایت توسط مدیر مالی تأیید نهایی میشوند. پس از تأیید، امکان صدور سند حسابداری نیز وجود دارد.
۲. پیشنیازهای اولیه
برای استفاده از بخش مدیریت درخواست های مالی در اتوماسیون، به موارد زیر نیاز دارید:
- یک حساب کاربری فعال در وبسایت
owras-system.ir - دسترسی به اینترنت و یک مرورگر وب
- نقش مناسب در سازمان (کارمند برای ثبت درخواست، مدیر برای تأیید)
- فعال بودن ماژول حقوق و دستمزد در سازمان شما
۳. ورود به اورس سیستم برای مدیریت درخواستهای مالی در اتوماسیون
۱. مرورگر خود را باز کنید و آدرس زیر را در نوار آدرس وارد کنید:owras-system.ir
۲. پس از بارگذاری صفحه، یکی از دو روش زیر را برای ورود انتخاب کنید:
- ورود با رمز عبور: اگر قبلاً ثبتنام کردهاید و رمز عبور دارید.
- ورود با کد پیامکی: اگر کاربر جدید هستید یا رمز عبور خود را فراموش کردهاید.
۴. انتخاب کانتکست سازمانی (تعیین جایگاه خود در سازمان)
پس از ورود برای مدیریت درخواست های مالی در اتوماسیون اورس سیستم، باید مشخص کنید که در کدام بخش از ساختار سازمانی خود فعالیت میکنید. این کار به سیستم کمک میکند تا درخواستها را به مسیر تأیید صحیح هدایت کند. ساختار سلسلهمراتبی به این شکل است:
- سازمان (بالاترین سطح)
- شرکت (زیرمجموعه سازمان)
- شعبه (زیرمجموعه شرکت)
- واحد (پایینترین سطح)
در نوار بالایی صفحه، بخشی با عنوان «کانتکست سازمانی» (با آیکون ساختمان) وجود دارد. با کلیک روی هر منوی کشویی، گزینه مربوط به خود را انتخاب کنید.
۵. ثبت درخواست مالی و مدیریت درخواست های مالی در اتوماسیون اورس سیستم (از دید کاربر درخواستدهنده)
کاربرانی که مجوز ثبت درخواست های مالی در اتوماسیون دارند، میتوانند از طریق منوی کناری، درخواست خود را ثبت کنند.
۵-۱. مسیر دسترسی به فرم درخواست
۱. از منوی کناری سمت راست، گزینه «درخواستهای من» را انتخاب کنید.
۲. زیرمنوی «لیست درخواستهای من» را باز کنید.
۳. در بالای صفحه، دکمه قرمز رنگ «درخواست مالی» را بزنید.
۵-۲. تکمیل فرم درخواست مالی
صفحه «ایجاد درخواست مالی» با فرم زیر باز میشود:
| فیلد | توضیح |
|---|---|
| درخواستدهنده | بهصورت خودکار با نام و موقعیت شغلی شما پر میشود |
| نوع درخواست | از لیست کشویی، یکی از گزینههای «وام»، «مساعده» یا «تنخواه» را انتخاب کنید |
| مبلغ درخواستی | مبلغ مورد نظر را به ریال وارد کنید |
| علت | دلیل درخواست را بهطور مختصر توضیح دهید |
| پیوستها | در صورت نیاز، مدارک پشتیبان را آپلود کنید |
| حسابهای بانکی مجاز | حساب بانکی مقصد را برای واریز انتخاب کنید |
پس از تکمیل فرم، روی دکمه «ثبت» کلیک کنید. درخواست شما وارد چرخه تأیید میشود.
۶. چرخه تأیید درخواست (گردش کار)
پس از ثبت درخواست، بر اساس تنظیمات گردش کار آن سازمان，درخواست وارد یک چرخه تأیید چندمرحلهای میشود. مراحل معمول به این ترتیب است:
| مرحله | مسئول تأیید | توضیح |
|---|---|---|
| مرحله ۱ | مسئول دارای مجوز در سطح درخواست مالی | تأیید اولیه درخواست |
| مرحله ۲ | مدیر شعبه یا مدیر مستقیم | تأیید سطح دوم |
| مرحله نهایی | مدیر مالی (دارای مجوز تأیید مالی) | تأیید نهایی و صدور سند حسابداری |
هر مرحله توسط فرد مربوطه تأیید یا رد میشود و درخواست به مرحله بعدی هدایت میگردد. پس از تکمیل همه مراحل، درخواست برای تأیید نهایی در اختیار مدیر مالی قرار میگیرد.
۷. تأیید نهایی درخواستهای مالی (از دید مدیر مالی)
مدیر مالی پس از ورود به سیستم، درخواستهای آماده تأیید نهایی را در ماژول حقوق و دستمزد مشاهده میکند.
۷-۱. مسیر دسترسی به لیست درخواستها
۱. از منوی کناری سمت راست، گزینه «حقوق و دستمزد» را انتخاب کنید.
۲. زیرمنوی «درخواستهای مالی» را باز کنید.
۷-۲. صفحه لیست درخواستهای مالی
در این صفحه، لیست کاملی از درخواستهای آماده تأیید نهایی نمایش داده میشود. امکانات این صفحه عبارت است از:
جستجو و فیلتر:
- جستجو بر اساس نام، نام خانوادگی، کد پرسنلی یا علت درخواست
- فیلتر بر اساس نوع درخواست (همه موارد / وام / مساعده / تنخواه)
- فیلتر بر اساس محدوده مبلغ (حداقل و حداکثر)
- فیلتر بر اساس بازه تاریخ درخواست
آمار و گزارشهای کلی:
- تعداد کل درخواستها
- جمع مبلغ درخواستی و مصوب
- وضعیت درخواستها (تاییدشده، در انتظار، ردشده)
- تفکیک بر اساس نوع درخواست (وام، مساعده، تنخواه) با تعداد و مبالغ مربوطه
لیست درخواستها:
هر ردیف شامل اطلاعات زیر است:
- نام و موقعیت شغلی کارمند
- نوع درخواست
- مبلغ درخواستی (به ریال و حروف)
- تاریخ ایجاد
- وضعیت گردش کار
- دکمه «تایید نهایی» برای ورود به صفحه تأیید
💡 نکته: امکان خروجی اکسل از لیست درخواستها (با فیلترهای اعمالشده) وجود دارد.
۸. صفحه تأیید نهایی درخواست مالی و مدیریت درخواست های مالی در اتوماسیون اورس سیستم
پس از کلیک روی دکمه «تایید نهایی» در هر رکورد، صفحه جزئیات درخواست باز میشود. محتوای این صفحه بسته به نوع درخواست (وام، مساعده یا تنخواه) متفاوت است.
۸-۱. اطلاعات مشترک در همه انواع درخواست های مالی در اتوماسیون
در بالای صفحه، اطلاعات زیر برای هر سه نوع درخواست نمایش داده میشود:
- اطلاعات کارمند: نام، موقعیت شغلی، واحد سازمانی
- نوع درخواست: وام / مساعده / تنخواه
- مبلغ درخواستی: به ریال و حروف
- تاریخ ایجاد
- علت درخواست
- حسابهای بانکی مجاز: لیست حسابهای مقصد (در صورت وجود)
مسیر تأیید درخواست:
- نمایش تعداد مراحل تکمیلشده از کل مراحل
- لیست مراحل انجامشده با جزئیات (تأییدکننده، تاریخ، توضیحات)
- وضعیت مرحله جاری
- پیشرفت کلی (درصد)
۸-۲. تأیید نهایی درخواست وام در درخواست های مالی در اتوماسیون اورس سیستم
در بخش «جزئیات تایید» برای درخواست وام، فیلدهای زیر نمایش داده میشود:
| فیلد | توضیح |
|---|---|
| مقدار نهایی تایید شده | مبلغی که تأیید میکنید (حداکثر معادل مبلغ درخواستی) |
| تاریخ شروع بازپرداخت | تاریخی که اولین قسط از حقوق کسر میشود |
| تعداد اقساط | تعداد ماههای بازپرداخت |
| درصد سود / کارمزد | درصد سود روی اصل وام (مثلاً ۱۰ برای ۱۰٪) |
| پیشنمایش محاسبه | نمایش خودکار کل بازپرداخت و مبلغ هر قسط |
تصمیم نهایی:
- تایید نهایی / رد
- صدور سند حسابداری: بله / خیر (در صورت انتخاب «بله»، سند حسابداری تراز شده بهصورت خودکار صادر میشود)
- توضیح مدیر مالی: اختیاری
۸-۳. تأیید نهایی درخواست مساعده
در بخش «جزئیات تایید» برای درخواست های مالی در اتوماسیون از نوع مساعده، فیلدهای زیر نمایش داده میشود:
| فیلد | توضیح |
|---|---|
| مقدار نهایی تایید شده | مبلغی که تأیید میکنید (حداکثر معادل مبلغ درخواستی) |
| تاریخ شروع بازپرداخت | تاریخی که اولین کسر از حقوق انجام میشود |
تصمیم نهایی:
- تایید نهایی / رد
- صدور سند حسابداری: بله / خیر
- توضیح مدیر مالی: اختیاری
۸-۴. تأیید نهایی درخواست تنخواه
در بخش «جزئیات تایید» برای درخواست تنخواه، فیلدهای زیر نمایش داده میشود:
| فیلد | توضیح |
|---|---|
| مقدار نهایی تایید شده | مبلغی که تأیید میکنید (حداکثر معادل مبلغ درخواستی) |
| تاریخ شروع بازپرداخت | مهلت نهایی ارائه اسناد تنخواه |
| آیا اسناد تنخواه کامل است؟ | تأیید میکند که اسناد هزینهها بررسی و تکمیل شدهاند |
تصمیم نهایی بر روی درخواست های مالی در اتوماسیون:
- تایید نهایی / رد
- صدور سند حسابداری: بله / خیر
- توضیح مدیر مالی: اختیاری
۹. صدور سند حسابداری
یکی از قابلیتهای کلیدی این ماژول و مدیریت درخواست های مالی در اتوماسیون اورس سیستم، امکان صدور سند حسابداری بهصورت همزمان با تأیید نهایی است.
- اگر مدیر مالی گزینه «صدور سند حسابداری» را روی «بله» تنظیم کند، سیستم بهصورت خودکار سند حسابداری تراز شده را از محلهایی که قبلاً در تنظیمات ماژول حقوق و دستمزد تعریف شدهاند، صادر میکند.
- اگر گزینه روی «خیر» باشد، سند حسابداری صادر نمیشود و مدیر میتواند بعداً بهصورت دستی اقدام کند.
این ویژگی باعث میشود که فرآیندهای مالی و حسابداری بهصورت یکپارچه و بدون نیاز به ورود مجدد دادهها انجام شود.
۱۰. جمعبندی و مسیر نهایی مدیریت درخواست های مالی در اتوماسیون اورس سیستم
در این مقاله، گامبهگام با فرآیند کامل مدیریت درخواستهای مالی در اورس سیستم آشنا شدید:
| مرحله | اقدام |
|---|---|
| ۱ | ورود به owras-system.ir و انتخاب کانتکست سازمانی |
| ۲ | کاربر درخواستدهنده: منوی «درخواستهای من» > «لیست درخواستهای من» > دکمه «درخواست مالی» |
| ۳ | تکمیل فرم درخواست (نوع، مبلغ، علت، حساب بانکی) |
| ۴ | درخواست وارد چرخه تأیید گردش کار میشود |
| ۵ | مدیر مالی: منوی «حقوق و دستمزد» > «درخواستهای مالی» |
| ۶ | مشاهده لیست درخواستها، جستجو و فیلتر |
| ۷ | کلیک روی «تایید نهایی» و بررسی جزئیات درخواست |
| ۸ | تکمیل جزئیات تأیید (مبلغ نهایی، تاریخ بازپرداخت، اقساط، سود) |
| ۹ | انتخاب تأیید/رد و تصمیم درباره صدور سند حسابداری |
| ۱۰ | ثبت نهایی و اتمام فرآیند درخواست های مالی در اتوماسیون |
ماژول مدیریت درخواستهای مالی اورس سیستم، فرآیند ثبت، پیگیری و تأیید درخواستهای وام، مساعده و تنخواه را بهصورت کاملاً یکپارچه با حسابداری سازمان مدیریت میکند و شفافیت و سرعت را به همراه دارد.
اورس سیستم؛ راهکاری جامع برای مدیریت هوشمند سازمان شما
برای اطلاعات بیشتر، ثبتنام یا مشاهده آموزشهای تکمیلی، به وبسایت owras-system.ir مراجعه کنید.
