مدیریت درخواستها و گردش کار سامانه
این بخش از مستندات، به منظور آشنایی کامل راهبران و کاربران سامانه با نحوه ثبت، پیگیری و ارجاع انواع درخواستهای سازمانی در سامانه راهکار جامع () اورس سیستم تهیه شده است. سامانه مدیریت درخواستها به گونهای طراحی شده است که با درک دقیق جایگاه سازمانی هر فرد، مسیر تاییدات و نامهنگاریها را بهینهسازی و هوشمند کند.
۱. مسیر دسترسی به کارتابل درخواستها
کاربران برای ورود به بخش مدیریت درخواستهای خود و مشاهده صندوق ورودی و خروجی، باید مسیر زیر را در رابط کاربری سامانه طی کنند:
- در نوار ابزار کناری (سمت راست صفحه اصلی)، روی منوی «درخواستهای من» کلیک کنید.
- از میان گزینههای باز شده، زیرمنوی «لیست درخواستهای من» را انتخاب نمایید.
در این صفحه، کاربران به تمامی درخواستهای ثبتشده، دریافتشده و وضعیت بررسی آنها دسترسی خواهند داشت.
۲. دستهبندی درخواستها در سامانه
نیازهای اداری و سازمانی در این سامانه در قالب ۶ دسته کلی طبقهبندی شدهاند. کاربران میتوانند بر اساس نیاز خود، اقدام به ثبت هر یک از این موارد نمایند:
۱. درخواست مرخصی
۲. درخواست ماموریت
۳. درخواست اضافهکاری
۴. درخواستهای سازمانی (شامل نامهنگاریهای داخلی، پیشنهادات، گزارشها و هماهنگیها)
۵. درخواست مالی
۶. درخواست کالا از انبار
تمامی این ۶ نوع درخواست، بسته به تنظیمات اعمال شده توسط راهبر سامانه، میتوانند از طریق دو رویکرد متفاوت در سازمان به گردش درآیند: «گردش سلسلهمراتبی» و «گردش آزاد».
۳. سازوکار گردش کارها (انواع ارجاع)
الف) گردش سلسلهمراتبی (مبتنی بر مجوزهای دسترسی)
این نوع گردش کار، دارای مسیری از پیشتعیینشده و کاملاً ساختاریافته است. حرکت درخواست در این حالت به صورت عمودی (رو به بالا یا پایین در نمودار سازمانی) انجام میپذیرد.
- منطق ارجاع: در این روش، کاربر نیازی به انتخاب گیرنده ندارد. هنگامی که درخواستی ثبت میشود، سامانه به صورت خودکار ساختار سازمانی را بررسی کرده و درخواست را به دست نزدیکترین مقام بالادستی که دارای «مجوز دسترسی» (Permission) مربوطه باشد میرساند.
- استقلال از واحد سازمانی: نکته حائز اهمیت این است که تاییدکننده الزامی ندارد در همان واحد کاریِ شخصِ درخواستدهنده باشد. به عنوان مثال، یک کارمند ساده در واحد معماری میتواند درخواست مالی ثبت کند؛ سامانه این درخواست را مستقیماً به مدیر مالی سازمان (یا هر شخصی که مجوز تایید اسناد مالی را دارد) ارجاع میدهد، حتی اگر این دو فرد در دو بخش کاملاً مجزا فعالیت کنند.
- موارد کاربرد رایج: تاییدات اسناد مالی، موافقت با ماموریتها، اضافهکاریها و مرخصیها معمولاً در این قالب و بر اساس ساختار خشک و قانونی سازمان بررسی میشوند.
ب) گردش آزاد (انعطافپذیر و مبتنی بر جایگاه)
گردش آزاد، سازوکاری پویا و مشابه با سیستمهای اتوماسیون اداری و نامهنگاری داخلی است. این قابلیت به کارکنان اجازه میدهد تا تعاملات سیالتری با یکدیگر داشته باشند. اگرچه هر ۶ نوع درخواست ذکر شده میتوانند در قالب گردش آزاد تنظیم شوند، اما بیشترین کاربرد این روش برای «درخواستهای سازمانی» (نامهها و گزارشهای داخلی) است.
- منطق ارجاع: در این نوع گردش کار، شخص فرستنده میتواند گیرنده نامه را به صورت دستی انتخاب کند.
- هوشمندی در نمایش گیرندگان مجاز: سامانه لیستی بینهایت از کاربران را به فرستنده نشان نمیدهد؛ بلکه بر اساس جایگاه فعال کاربر در همان لحظه، تنها اشخاص مرتبط را به وی پیشنهاد میدهد. این اشخاص شامل همکاران همرده در همان واحد، مدیر مستقیم فرستنده، و در صورت لزوم، نیروهای زیرمجموعه وی میباشند. در کنار نام هر شخص، دلیل ارتباط (مانند: “همکار همواحدی شما” یا “زیردست مستقیم شما”) به صورت شفاف درج میشود.
- قابلیت انتقال و ارجاع نامه: یکی از ویژگیهای کلیدی گردش آزاد، امکان دستبهدست کردن نامههاست. کاربری که نامهای را دریافت میکند، در صورت نیاز میتواند آن را همراه با پینوشت و توضیحات خود، به شخص مجاز دیگری در زنجیره ارتباطی خود انتقال (ارجاع) دهد تا فرآیند رسیدگی تکمیل گردد.
۴. ویژگی هوشمند سامانه: وابستگی به نقش فعال (Context-Awareness)
بسیاری از سازمانها دارای ساختار ماتریسی هستند، به این معنا که یک فرد ممکن است همزمان در چند واحد کاری دارای سمتهای متفاوتی باشد (مثلاً در یک بخش مدیر باشد و در بخش دیگر کارشناس).
سامانه مدیریت درخواستها به طور کامل از این پیچیدگی پشتیبانی میکند. هنگامی که کاربر با جایگاه “کارشناس” وارد میشود، در بخش گردش آزاد تنها میتواند با مدیر و همکاران همان بخش مکاتبه کند. اما به محض تغییر جایگاه فعال خود در سامانه به سمت “مدیریتی”، فهرست مخاطبان وی بهروزرسانی شده و دسترسی مکاتبه با زیردستان خود در سایر بخشها نیز برای او فراهم میگردد. این ویژگی از هرگونه تداخل دسترسی یا نشت اطلاعات بین واحدهای مختلف جلوگیری میکند.
